על "אמת" ו"שקר" בדיווחים לתורמים

מערכת היחסים בין עמותות לתורמים היא מורכבת ומתסכלת עבור שני הצדדים. אחת הבעיות העיקריות היא מערכת ציפיות לא ראליות של תורמים, והחשש של צוות העמותה להתעמת אתם בנושא זה. תורמים רוצים בדרך כלל לדעת באיזה אופן השתמשה העמותה בכספי התרומה שלהם. למרות שגישה זו איננה יעילה במיוחד (עדיף היה לשאול מה הושג באמצעות כספי התרומה), היא עדיין הגישה המקובלת. הבעיה מתחילה כאשר דרישות הדיווח של התורם חורגות מהרזולוציה שמסוגלת לספק מערכת הדיווח החשבונאית של הארגון.

למה הכוונה? להנהלת החשבונות, כמו לכל מערכת מדידה, יש רמת דיוק מסוימת שעד אליה היא מסוגלת להגיע. רמת דיוק זו נקבעת עפ"י היכולת לסווג את ההוצאות השונות באופן אובייקטיבי על פי הפעילויות שעשתה העמותה. נניח לשם המחשה שעמותה מסוימת ערכה כנס שעבורו בוצעו התשלומים הבאים: תשלום למקום שבו נערך האירוע, תשלום למרצים ותשלום עבור ההסעות למשתתפים. הכנס משותף לשתי תוכניות שמפעילה העמותה, וממומן בחלקים שווים ע"י שני תורמים – שכל מהם מייעד את תרומתו לתכנית שבה הוא תומך.

מהן דרישות דיווח סבירות לגבי פעילות מסוג זה?

הנהלת החשבונות יכולה לספק נתונים מדויקים לגבי כל אחד מסעיפי העלות – התשלומים עבור המקום שבו נערך הכנס, התשלומים עבור ההסעות והתשלומים למרצים. התורם יכול לדעת מהי חלקה של התרומה שלו בעלות הכנס ואפילו לבקש מידע לגבי הכנסות נוספות.

אולם חלק מהתורמים אינם מסתפקים במידע זה ומבקשים לקבל מידע נוסף כמו למשל כמה משתתפים מומנו מהתרומה שלהם. לכאורה זאת נשמעת בקשה הגיונית, אולם למעשה היא משקפת חוסר הבנה של מבנה העלויות בסוג כזה של פעילות.

שכרו של מרצה איננו משתנה אם הוא מרצה בפני קהל של 30 או של 20 אנשים.

עלות האולם איננה משתנה אם הוזמנו לכנס 100 איש, אבל הגיעו בפועל 80.

עלות ההסעה איננה משתנה אם האוטובוס נוסע מלא או חצי מלא.

אם נמשיך בדוגמה שלנו – נניח שהעמותה צפתה שמכל תכנית יגיעו לכנס 80 איש, כלומר סה"כ 160 איש. בבקשה לכל תורם הציגה העמותה את העלות למשתתף כסך עלות הכנס מחולקת ב- 160. נניח כעת שבפועל הגיעו מתכנית אחת 80 ואילו מהתכנית השנייה רק 75. כמובן שעלות הכנס נשארה ללא שינוי וכעת העמותה נדרשת לדווח על ההוצאה למשתתף לכל תורם.

מה יכולה לעשות העמותה? למעשה עומדות בפניה שלוש אפשרויות:

  1. לדווח לתורם השני על הוצאה נמוכה יותר (עלות מחושבת למשתתף כפול 75 משתתפים) ובכך לגרום לעצמה לגירעון בתקציב, מכיוון ההכנסות מהכנס לא יכסו את ההוצאות ממנו.
  2. לנסות להסביר לשני התורמים שהעלות למשתתף הייתה גבוהה יותר בגלל הירידה במספר המשתתפים.
  3. לערפל את הנתונים הבעייתיים מבחינת העמותה, למשל העמותה תטען שהיא לא ערכה רישום שמי מדויק ולכן היא איננה יודעת בדיוק כמה משתתפים הגיעו מכל תוכנית.

האפשרות הראשונה היא ישימה רק אם לעמותה ישנם מקורות כספיים נוספים שיממנו את הגירעון שייווצר בתקציב הכנס. האפשרות השנייה תלויה באיכות הקשר שבין התורמים לעמותה ובמידת הגמישות שלהם לגבי תנאי המענקים. למעשה האפשרות השלישית היא הישימה ביותר מבין השלוש והיא גם הנפוצה יותר.

הדוגמה שהצגתי כאן איננה אנקדוטלית, אלא מייצגת בעיה מהותית ביחסי תורמים עם עמותות. ויליאם פוסטר – שותף בחברת הייעוץ ברידג'ספאן – מכנה את הסינדרום הזה "ריקוד הרמאות" (The Dance of Deception). חלק מהתורמים מנסים להתגבר על הבעיה באמצעות הקשחה נוספת של דרישות הדיווח – למשל דרישה מאנשי צוות העמותה להחזיק יומן שעות ולדווח כמה שעות (ואולי גם כמה דקות) מזמנם הם הקדישו לפרויקט שמומן ע"י התורם. כמובן שגם שיטה זו לא יכולה לפתור את הבעיה – כיצד למשל ידווח העובד על הזמן שהוא טיפל במיילים (הקדשתי 40 שניות למייל של תורם א') או דיבר בטלפון (שוחחתי דקה ו-10 שניות על הפרויקט של תורם ב') או השתתף בישיבת צוות.

שורש הבעיה הוא אי ההבנה (או אולי חוסר הרצון להבין) שחלק ניכר מההוצאות של עמותות הן קבועות, ולכן לא ניתן לסווג אותן בדרך אובייקטיבית לפעילויות שהתורמים בחרו לממן. התעקשותם של חלק מהתורמים לפעול לפי נתונים שאינם ניתנים למדידה, מעמידה את העמותות בדילמה פשוטה – הישרדות מול שקיפות. במצב כזה הבחירה בהישרדות היא מובנת מאליה.

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת גוגל

אתה מגיב באמצעות חשבון Google שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

מתחבר ל-%s

יצירת אתר אינטרנט בעזרת WordPress.com
להתחיל
%d בלוגרים אהבו את זה: